3. VERİ SORUMLUSUNA BAŞVURU PROSEDÜRÜ
VERİ
SORUMLUSUNA BAŞVURU PROSEDÜRÜ
1. AMAÇ
Herkes, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 11. Maddesinde yer alan hususlara ilişkin olarak veri sorumlusu sıfatıyla Adil Işık Hazır Giyim Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi’ne (“Veri Sorumlusu”) başvuruda bulunma hakkına sahiptir. İşbu Veri Sorumlusuna Başvuru Prosedürü (“Prosedür”), başvurularda izlenilmesi gereken yol ve yöntemler konusunda ilgili kişiye bilgi verilmesi amacıyla Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’den (“Tebliğ”) yararlanılarak hazırlanmıştır.
2. DAYANAKLAR
KVKK’nın 11. maddesi ile Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ dayanak oluşturmaktadır.
3. KAPSAM
Prosedürün kapsamı; KVKK’nın 11. Maddesinde yer alan hususlara ilişkin Veri Sorumlusuna yapılacak başvurulardır.
4. SORUMLULUKLAR
Prosedürün Veri Sorumlusunun internet sitesine (https://www.adl.com.tr/) eklenmesi sorumluluğu, Veri Sorumlusu bünyesinde oluşturulan KVKK Komitesine aittir.
5. TANIMLAR
Kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgiyi ifade etmektedir.
İlgili kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade etmektedir.
6. PROSEDÜR
6.1. Başvuruda Talep Edilebilen Hususlar
Herkes, veri sorumlusuna başvuruda bulunarak kendisiyle ilgili;
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
6.2. Başvuruda Yer Alması Gereken Bilgi ve Belgeler
6.2.1. Tebliğ’in 5. maddesinin 2. fıkrası gereğince, ilgili kişiler veri sorumlusuna başvuruda;
a)Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu,pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
d) Talep konusu bulunması zorunludur.
6.2.2. Eğer konuya ilişkin ek bilgi ve belgeler varsa bu ek bilgi ve belgeler de başvuru evrakına eklenmelidir. (Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. Özel nitelikli kişisel verilerin ayrıca Veri Sorumlusu tarafından başvuruyla ilgili olarak talep edilmediği sürece veya ilgili kişinin açık rızası bulunmadan Veri Sorumlusuna iletilmemesi gerektiği, ilgili kişiye işbu Prosedür aracılığıyla önemle hatırlatılır. Özel nitelikli kişisel verilerin Veri Sorumlusuna iletildiği takdirde, ilgili kişinin açık rızasının bulunduğu düşünülerek veri işleme yapılır.)
6.2.3. Yazılı başvurularda, Veri Sorumlusuna evrakın tebliğ edildiği tarih, başvuru tarihidir.
6.2.4. Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda; başvurunun Veri Sorumlusuna ulaştığı tarih, başvuru tarihidir.
6.3. Başvuru Yöntemi, Başvurunun Yapılacağı Adres ve Başvuru Gönderiminde Belirtilecek Bilgi
6.3.1. Elden veya noter aracılığıyla yapılacak başvuruların “Hamidiye Mahallesi Cendere Caddesi No:23 Kağıthane/İstanbul” adresine yapılması gerekmektedir. Elden yapılan başvurularda, başvuru sahibinin kimliğini tevsik edici belgelerini yanında bulundurması gerekmektedir. Vekaleten yapılan başvurularda ise noter tasdikli vekaletnamenin bir örneğinin sunulması gerekmektedir.
6.3.2. Mobil İmza/Elektronik İmzalı veya e-posta aracılığıyla yapılacak başvuruların info@adl.com.tr adresine yapılması gerekmektedir.
6.3.3. E-posta aracılığıyla yapılacak başvurularda, kişinin e-posta adresinin ismiyle eşleşir bir şekilde sistemimizde kayıtlı olması gerekmektedir. Başvurunun personel tarafından e-posta ile yapılması durumunda, personelin Şirketimizde kullanmış olduğu kurumsal e posta adresinden yapılması gerekmektedir.
6.3.4. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi aracılığıyla yapılacak başvuruların adilisikhazirgiyimas@hs01.kep.tr adresine yapılması gerekmektedir.
6.3.5. İlgili kişilerin başvuruda bulunabilmesi için “Veri Sorumlusuna Başvuru Formu” hazırlanmış ve internet adresinde ilgili Forma yer verilmiştir.
Ancak başvuruların bu form aracılığıyla yapılması zorunlu değildir. Bu form, ilgili kişilere kolaylık sağlanması için oluşturulmuştur. Tebliğ’e uygun bir şekilde yapılan tüm başvurular değerlendirmeye alınacaktır.
6.4. Başvuru Değerlendirme Süreci ve Yanıt
6.4.1.İlgili kişiler tarafından gelen başvurular en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılır.
6.4.2.Başvuruların içeriği incelendiğinde veri sorumlusu;
a)başvuruyu kabul edebilir,
b)gerekçesini açıklayarak, başvuruyu reddedebilir.
6.4.3.Veri Sorumlusu, cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir.
6.4.4.Veri Sorumlusu ilgili kişi tarafından yapılacak başvuruları etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür. Bu nedenle başvuru sürecinde Veri Sorumlusu, başvuruda bulunan ilgili kişiden kimliğini saptamak amacıyla (bilgi güvenliğini sağlamak ve yanlış kişiye bilgi verilmemesi amacıyla) ek bilgi ve belgeler isteyebilir.
6.4.5. Başvuruya yanıtlar yazılı olarak yapılır ve noter aracılığıyla gönderilir. Ancak ilgili kişinin talebi doğrultusunda, yanıtlar ilgili kişinin e-posta adresine gönderilir veya ilgili kişinin (vekaleten başvurularda ilgili kişinin veli/vasil/temsilcisinin) elden başvuru cevabı almasına imkan tanınır. Yanıtın e-posta adresine gönderilmesi durumunda eğer e-posta adresinin sunucusu Türkiye dışında değilse, bu durumda ilgili kişinin yurt dışı kişisel veri aktarımına açık rıza gösterdiğinden hareketle veri işleme yapılır.
6.5. Başvuruya İlişkin Kişisel Verilerin İşlenmesi (Aydınlatma Metni)
6.5.1. (Başvuru sürecine ilişkin aydınlatma metni: Başvurucunun kimliğinin tespit edilmesi ve başvuru sürecinin yönetilmesi (talep ve şikayet yönetiminin sağlanması, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, yetkili kişi kurum veya kuruluşlara bilgi verilmesi) amacıyla sınırlı ve bağlantılı olarak kişisel veri işlenmektedir. Bu kişisel veriler, “Ad, Soyad, T.C. Kimlik Numarası, Yabancı Uyruklular İçin Pasaport Numarası, E-Posta Adresi, Telefon Numarası, Adres, İmza, Talep ve Şikayet Detayı ve Başvuruya Eklenen Bilgi ve Belgeler, Veli/Vasi/Temsilci Aracılığıyla Yapılan Başvurularda Vekaletname”den oluşmaktadır. Söz konusu kişisel veriler, başvuru talebinin niteliğine göre faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, talep veya şikayet süreçlerinin yürütülmesi, yetkili kişi kurum veya kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşlara (örneğin mahkeme, otorite, savcılık gibi), hukuki alanda danışmanlık desteği alınan kişilere (avukat, arabulucu, hukuk bürosu gibi), ilgili kişinin talebi doğrultusunda işlem yapması gereken üçüncü kişilere, ilgili kişinin yetkilendirdiği üçüncü kişilere aktarılabilir.)